Dieser Lernzettel richtet sich nach den möglichen Themen von Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung (GAP) in den IT-Berufen vom IT-Berufe-Podcast.
Inhaltsverzeichnis
Kundenvorgaben bei der Leistungserbringung
Termin und Erfüllungsort
Hierbei geht es darum, den Zeitpunkt und den Ort zu definieren, an dem die Leistung erbracht werden soll. Dies sollte ggf. vertraglich festgehalten werden. Zudem sollte der Termin für beide Parteien realistisch sein.
Technische Voraussetzungen (z.B. Betriebssystem, Hersteller)
Je nach Art der Leistungserbringung müssen auch die technischen Voraussetzungen berücksichtigt werden. Hierzu zählen beispielsweise das Betriebssystem oder der Hersteller, die bei der Leistungserbringung eingesetzt werden müssen.
Kauf, Miete, Leasing
Es muss geklärt werden, ob die Leistung gekauft, gemietet oder geleast werden soll. Diese Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren wie dem Budget des Auftraggebers oder der Dauer der Leistungserbringung ab.
Leistungserbringung vor Ort vs. Remote
Hierbei geht es darum, ob die Leistung vor Ort beim Kunden oder aus der Ferne erbracht werden soll, beispielsweise über eine Online-Plattform oder eine Fernwartung. Die Machbarkeit muss hierbei zwingend beachtet werden, denn bestimmte Dienstleistungen lassen sich ggf. auch nur vor Ort erledigen.
Berücksichtigung der Stilllegung von Altsystemen und Inbetriebnahme der neuen Systeme
Hierbei geht es um die Abstimmung der verschiedenen Schritte, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und um mögliche Ausfallzeiten so kurz wie möglich zu halten.
Personaleinsatzplanung auf Basis der Arbeits- und Projektzeiterfassung
Hierbei müssen die Arbeits- und Projektzeiten erfasst werden, um eine effektive Planung des Personaleinsatzes zu ermöglichen.
Rolloutprozesse
Rolloutprozesse bezeichnen den Prozess der schrittweisen Einführung eines Produkts, einer Dienstleistung oder einer Technologie in einem Unternehmen. Ziel des Rollouts ist es, das Produkt oder die Dienstleistung in einer geplanten, systematischen Weise auszurollen und einzuführen, um eine effektive Nutzung und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Vorbereitung
Kunden-Onboarding: Das Kunden-Onboarding dient dazu, den Endanwender in das Projekt einzuführen und ihm alle notwendigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung zu stellen. Hierbei können beispielsweise die Projektziele, die Vorgehensweise und die Verantwortlichkeiten erläutert werden.
Scope festlegen: Es ist wichtig, den Scope des Projekts (Projektumfang. bzw. Projektgegenstand) klar zu definieren, um eine klare Zielsetzung zu haben. Hierbei sollten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert werden.
Formalitäten: Es können verschiedene Formalitäten im Rahmen des Rolloutprozesses von Bedeutung sein, beispielsweise das Erstellen von Verträgen oder das Einholen von Genehmigungen. Hierbei ist es wichtig, dass alle notwendigen Formalitäten im Vorfeld geklärt werden, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden.
Rolloutumsetzung
Integration von Schnittstellen: Im Rahmen des Rollouts kann es notwendig sein, verschiedene Systeme oder Anwendungen miteinander zu verbinden. Hierbei müssen die Schnittstellen zwischen den Systemen definiert und implementiert werden. Dabei sollten die Anforderungen des Kunden sowie die technischen Möglichkeiten und Herausforderungen berücksichtigt werden.
Kundenspezifische Entwicklungen: Es kann notwendig sein, kundenspezifische Entwicklungen durchzuführen, um spezifische Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Hierbei können beispielsweise Anpassungen der Software oder der Prozesse notwendig sein.
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation bezeichnet die Art und Weise, wie eine Organisation strukturiert ist.
Mehrliniensystem
Das Mehrliniensystem ist eine Organisationsform, bei der die Entscheidungskompetenzen in der Regel auf mehrere Ebenen verteilt sind. Hierbei gibt es unterschiedlichen Zuständigkeiten, was bedeutet dass ein Vorgesetzter bspw. auch Untergebene in anderen Abteilungen hat.
Das Mehrliniensystem bietet den Vorteil, dass die Entscheidungen dezentralisiert werden, was eine schnelle und flexible Reaktion auf Veränderungen ermöglicht.
Einliniensystem
Das Einliniensystem ist eine Organisationsform, bei der die Entscheidungskompetenzen zentralisiert sind. Hierbei gibt es eine klare Hierarchie mit einer einzigen Linie von Vorgesetzten und Untergebenen.
Das Einliniensystem bietet den Vorteil, dass die Entscheidungen schnell und effektiv getroffen werden können, da die Zuständigkeiten klar definiert sind.
Matrixorganisation
Die Matrixorganisation ist eine Organisationsform, bei der die Entscheidungskompetenzen sowohl auf funktionaler als auch auf geografischer Ebene verteilt sind. Hierbei arbeiten die Mitarbeiter in Teams, die sowohl funktions- als auch geografieübergreifend organisiert sind.
Diese Organisationsform bietet den Vorteil, dass die Expertise der Mitarbeiter optimal genutzt werden kann und eine effektive Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen ermöglicht wird.
Stabliniensystem
Das Stabliniensystem ist eine Organisationsform, bei der spezielle Stabsstellen eingerichtet werden, die die operativen Abteilungen bei der Umsetzung ihrer Aufgaben unterstützen. Hierbei gibt es eine klare Hierarchie mit einer einzigen Linie von Vorgesetzten und Untergebenen, wobei die Stabsstellen eine beratende Funktion haben.
Das Stabliniensystem bietet den Vorteil, dass die operativen Abteilungen von der Expertise der Stabsstellen profitieren können und eine effektive Umsetzung der Aufgaben ermöglicht wird.
Organigramm
Ein Organigramm ist ein grafisches Darstellungsmittel, das die Struktur einer Organisation veranschaulicht. Hierbei werden die einzelnen Hierarchieebenen, Abteilungen, Funktionen oder Personen in der Organisation in Form von Kästchen oder Knoten dargestellt, die durch Linien miteinander verbunden sind. Das Organigramm zeigt die Hierarchieebenen, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die Kommunikationswege in der Organisation.
Handlungs- und Entscheidungsspielräume
Handlungs- und Entscheidungsspielräume beziehen sich auf die Befugnisse und Kompetenzen, die ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft innerhalb einer Organisation hat.
Unterschriften
„i.V.“ steht für „in Vollmacht“ und bedeutet, dass eine Person im Sinne eines Unternehmens unterschreibt und Rechtsgeschäfte tätigt. Hierzu ist eine Vollmacht notwendig, die im Handelsregister eingetragen wird.
„i.A.“ steht für „im Auftrag“ und bedeutet, dass eine Person im Namen eines Unternehmens handelt (und nicht als Privatperson). Hierzu ist keine Vollmacht notwendig.
„ppa.“ steht für „per procura autoritate“ und bedeutet, dass eine Person im Namen eines Kaufmanns bzw. eines Unternehmens handelt und somit weitreichende Handlungsbefugnisse hat. Die Prokura wird in der Regel schriftlich erteilt und im Handelsregister eingetragen.
Vollmachten
Eine Einzelvollmacht ist eine Vollmacht, die einer Person für eine bestimmte Handlung oder einen bestimmten Zweck erteilt wird. Hierbei wird die Vollmacht auf einen bestimmten Sachverhalt beschränkt.
Eine Artvollmacht/Gattungsvollmacht ist eine Vollmacht, die einer Person für eine bestimmte Art von Geschäften erteilt wird. Hierbei wird die Vollmacht nicht auf einen bestimmten Sachverhalt beschränkt, sondern auf eine bestimmte Art von Handlungen oder Entscheidungen. Eine Artvollmacht kann beispielsweise für den Einkauf von Waren oder die Abwicklung von Rechnungen erteilt werden.
Eine Handlungsvollmacht/Generalvollmacht ist eine Vollmacht, die einer Person für bestimmte Handlungsbereiche oder Entscheidungsbefugnisse erteilt wird. Hierbei können beispielsweise Entscheidungsbefugnisse für den Einkauf, die Rechnungsbearbeitung oder die Personalentscheidungen umfasst sein.
Eine Prokura ist eine Handlungsvollmacht, die einer Person weitreichende Befugnisse gibt, im Namen eines Unternehmens zu handeln. Mit einer Prokura kann die bevollmächtigte Person beispielsweise Verträge abschließen, Bankgeschäfte tätigen, Personal einstellen oder kündigen, sowie im Namen des Unternehmens klagen oder verklagt werden.
Abnahme
Bedeutung und Moment der Abnahme verdeutlichen
Mit der Abnahme bestätigt der Auftraggeber, dass die vereinbarte Leistung ordnungsgemäß erbracht und somit vertragsgemäß ist.
Die rechtliche Bedeutung des Abnahmemoments wird in der Regel im Leistungsvertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geregelt. Hierbei werden die genauen Modalitäten und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Abnahme festgelegt, wie beispielsweise die zu prüfenden Kriterien, die Zuständigkeiten der beteiligten Parteien und die Dokumentation der Ergebnisse.
Vor der Abnahme
Vor der Abnahme ist es üblich, eine Prüfung der Funktionsfähigkeit durchzuführen. Hierbei werden die verschiedenen Komponenten und Funktionen getestet, um sicherzustellen, dass sie den vertraglichen Anforderungen entsprechen.
Es auch wichtig, dass die Installation ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Hierbei wird überprüft, ob alle erforderlichen Komponenten installiert sind und ob die Installation entsprechend der Anforderungen erfolgt ist.
Darüber hinaus sollten auch Schulungen für das zukünftige Personal des Auftraggebers durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass diese die neue Leistung effektiv nutzen und bedienen können.
Abnahmeprotokoll
Im Abnahmeprotokoll werden in der Regel folgende Informationen festgehalten:
- Gegenstand der Abnahme: Hier wird beschrieben, um welche Leistung es sich handelt, welche Komponenten geprüft wurden und welche Funktionen im Detail getestet wurden.
- Beteiligte Personen: Es sollten die Namen der beteiligten Personen, also der Auftraggeber und des Auftragnehmers, sowie aller weiteren Personen, die an der Abnahme beteiligt waren, aufgeführt werden.
- Ort, Datum und Uhrzeit: Hier wird vermerkt, wo und wann die Abnahme stattgefunden hat.
- Vollständigkeit: Im Abnahmeprotokoll sollte vermerkt werden, ob die erbrachte Leistung vollständig ist und ob alle vereinbarten Komponenten und Funktionen vorhanden sind.
- Funktionseignung: Es wird festgehalten, ob die erbrachte Leistung den vertraglichen Anforderungen entspricht und ob sie ordnungsgemäß funktioniert.
- Schadensfreiheit: Hier wird festgehalten, ob das geprüfte Werk ohne Schäden oder Mängel ist.
Zusätzlich Aufnahme nicht geprüfter Abnahmekriterien
Es kann vorkommen, dass Abnahmekriterien nicht geprüft werden konnten. In diesem Fall sollten diese nicht geprüften Abnahmekriterien zusätzlich aufgenommen und dokumentiert werden.
Nötige Unterlagen zur Einführung und Umsetzung der Ergebnisse bereitstellen und übergeben
Planungsunterlagen: Hierbei handelt es sich um alle Unterlagen und Dokumente, die im Vorfeld der Leistungserbringung erstellt wurden. Dazu gehören beispielsweise der Zeitplan und alle weiteren Planungsunterlagen, die im Vorfeld erstellt wurden.
Angaben zu genutzten Systemen und Daten: Hierbei gehören Informationen zu Servern, Netzwerken, Datenbanken und allen anderen Systemen und Komponenten, die für den Betrieb der erbrachten Leistung benötigt werden.
Vollständige Dokumentation der erbrachten Leistung
Dokumentation der Vereinbarung: Hierbei handelt es sich um die Dokumentation der ursprünglichen Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die in der Regel mittels eines Pflichtenhefts oder eines Anforderungskatalogs erstellt wird.
Dokumentation von Arbeits- und Projektzeiten: Hierbei geht es um die Dokumentation der Arbeits- und Projektzeiten, die während der Leistungserbringung angefallen sind. Dies ermöglicht eine Überprüfung der Arbeitszeiten sowie eine effektive Budgetplanung.
Zeiterfassung als Bestandteil des Projektmanagements und Controllings: Eine effektive Zeiterfassung hilft dabei, den Arbeitsfortschritt zu überwachen, das Projektbudget zu planen und die Kosten im Griff zu behalten.
Erfüllen oder Abweichen von der Vereinbarung dokumentieren: Abweichungen von der ursprünglichen Vereinbarung sowie etwaige Probleme und Herausforderungen sollten dokumentiert werden. Dies ermöglicht eine transparente Darstellung der erbrachten Leistung sowie eine effektive Fehlerbehebung.
Erbrachte Leistungen bestätigen lassen: Eine Bestätigung der erbrachten Leistungen durch den Auftraggeber hilft dabei, Missverständnisse zu vermeiden und schafft Vertrauen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
Arten der zu übergebenden Dokumentation: Je nach Art der erbrachten Leistung sollten verschiedene Arten von Dokumentationen erstellt und übergeben werden.
- Benutzerdokumentation (Handbuch): Eine Anleitung für den Endbenutzer, die beschreibt, wie das System oder die Software verwendet wird.
- Schnittstellendokumentation: Eine Dokumentation, die die Schnittstellen zwischen verschiedenen Komponenten oder Systemen beschreibt.
- Programmdokumentation (Source Code): Eine Dokumentation, die den Quellcode der Software beschreibt und erläutert, wie er funktioniert.
- Netzwerkdokumentation: Eine Dokumentation, die das Netzwerkdesign beschreibt.
- Testprotokolle: Protokolle, die zeigen, welche Tests durchgeführt wurden und welche Ergebnisse dabei erzielt wurden.
Mängel und Mängelarten
Mängelarten
Sachmängel: Sachmängel treten auf, wenn die gelieferte Ware oder erbrachte Leistung nicht den vereinbarten Anforderungen oder den üblichen Qualitätsstandards entspricht.
Rechtsmängel: Rechtsmängel treten auf, wenn die gelieferte Ware oder erbrachte Leistung gegen bestehende Gesetze und Vorschriften verstößt.
Tatsachenmängel: Tatsachenmängel treten auf, wenn die gelieferte Ware oder erbrachte Leistung auf falschen Tatsachen beruht.
Schlechtleistung: Eine Schlechtleistung tritt auf, wenn die erbrachte Leistung nicht den vereinbarten Anforderungen entspricht und somit unbrauchbar ist.
Falschlieferung: Eine Falschlieferung tritt auf, wenn das gelieferte Produkt nicht den bestellten Spezifikationen entspricht.
Minderlieferung: Eine Minderlieferung tritt auf, wenn das gelieferte Produkt nicht in der vereinbarten Menge oder nicht vollständig geliefert wird.
Soll-Ist-Vergleich
Beim Soll-Ist-Vergleich wird analysiert, inwieweit die tatsächlich erbrachte Leistung von der ursprünglich geplanten Leistung abweicht. Durch den Vergleich von Soll und Ist können Abweichungen frühzeitig erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Abgleich mit der Sollspezifikation durchführen und protokollieren
Der Abgleich mit der Sollspezifikation bedeutet, dass die tatsächlich erbrachte Leistung mit der ursprünglichen Sollspezifikation verglichen wird. Dabei wird überprüft, ob die erbrachte Leistung den Anforderungen entspricht, die im Pflichtenheft oder Anforderungskatalog festgelegt wurden. Wenn es Abweichungen gibt, wird die Ursache für die Abweichungen ermittelt und entsprechende Maßnahmen zur Behebung der Abweichungen eingeleitet.
Abweichungsanalyse
Die Abweichungsanalyse befasst sich mit der Untersuchung und Bewertung von Abweichungen zwischen Soll und Ist. Dabei werden die Gründe für die Abweichungen ermittelt und bewertet, um darauf aufbauend geeignete Maßnahmen zur Korrektur einzuleiten.
Lessons Learned
Unter einem Lessons Learned werden die Erfahrungen und Erkenntnisse, die im Rahmen eines Projekts gewonnen wurden, erfasst und ausgewertet, um zukünftige Projekte zu verbessern.
Doppelte Buchführung
Die doppelte Buchführung ist ein Buchführungssystem, bei der jede Geschäfts- oder Finanztransaktion zwei Mal erfasst wird. Dabei wird jede Transaktion in der Buchhaltung doppelt Gebucht (im Soll und Haben).
Weiteres Lernmaterial
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Arbeitsbuch
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IT-Berufe Abschlussprüfung Teil 1: AO 2020 von René Neumann*