Dieser Lernzettel richtet sich nach den möglichen Themen von Teil 1 der gestreckten Abschlussprüfung (GAP) in den IT-Berufen vom IT-Berufe-Podcast.
Inhaltsverzeichnis
Projekt
Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes, innovatives und risikobehaftetes Vorhaben, das eine erhebliche Komplexität aufweist und ein Projektmanagement erfordert. Es ist durch Einmaligkeit gekennzeichnet und hat das Ziel, ein bestimmtes Ergebnis oder eine bestimmte Leistung zu erbringen. Es hat einen Anfang und ein Ende und beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen.
Nach DIN 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit gekennzeichnet ist. Es hat einen Anfang und ein Ende sowie eine bestimmte Struktur. Ein Projekt hat das Ziel, ein bestimmtes Ergebnis oder eine bestimmte Leistung zu erbringen, die nicht in der normalen Geschäftstätigkeit vorgesehen ist.
Nach PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) ist ein Projekt eine zeitlich befristete Organisation, die den Auftrag hat, ein Produkt gemäß eines vereinbarten Geschäftsfalles zu erstellen.
Magisches Dreieck
Das „Magische Dreieck“ ist im Projektmanagement mit seinen drei Faktoren bekannt. Es handelt sich um die Faktoren Kosten, Qualität und Zeit. Diese werden vor Projektbeginn vom Projektmanager vereinbart. Es wird eingesetzt um beispielsweise die wesentlichen Aspekte eines Projektes zu planen und zu überprüfen. Zudem sollen negative Entwicklungen erkannt und entsprechend verhindert werden.
Das Ziel ist es, alle drei Bereiche so ausgeglichen zu haben, dass sich das Zentrum in der Mitte des Dreiecks befindet. Ändert sich in einem der Faktoren etwas, beeinflusst er auch die anderen beiden.
Qualität
Qualität in einem Projekt bezieht sich auf die Übereinstimmung des Projektergebnisses mit den Anforderungen. Diese Anforderungen können sowohl von internen als auch von externen Stakeholdern stammen.
SMART-Ziele
SMART ist ein Akronym, welches dazu dient, Ziele nach bestimmten Kriterien zu definieren und somit „Prosa-Formulierungen“ zu vermeiden.
Ist ein Ziel Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-bound, kann beispielsweise bei einer geplanten Deadline entsprechend der Kriterien genau schaut werden, ob und in welchem Maß das Ziel erreicht wurde.
Spezifisch: Das Ziel muss eindeutig und so präzise wie mögliche definiert sein
Messbar: Das Ziel muss in Zahlen messbar sein
Attraktiv: Das Ziel muss erstrebenswert bzw. ansprechend sein
Realistisch: Das Ziel muss realistisch und umsetzbar sein
Terminiert: Das Ziel muss mit einem fixen Datum festgelegt werden können
Beispiel für ein SMARTes Ziel:
Mein Software XY werde ich bis zum 31.06.22 fertigstellen, damit die Vertragsabteilung ab dann Neuverträge 20% schneller bearbeiten kann. Dazu arbeite ich jeden Tag dreiStunden am Projekt.
Das obige Beispiel ist SMART, weil
- das Ziel präzise formuliert ist
- das Ziel in Zahlen messbar ist (40% schnellere Bearbeitung von Neuverträgen)
- das Ziel attraktiv ist (jeden Tag nur drei Stunden für ein Projekt aufzuwenden sind angenehm und nicht zu viel)
- das Ziel realistisch ist (eine Fertigstellung der fiktiven Software zum 31.06.22 ist in diesem Fall realistisch)
- das Ziel ein fixes Zieldatum (der 31.06.22) hat
4-Phasen-Modell
Projektdefinition
In dieser ersten Phase wird dafür gesorgt, dass die Idee eines Vorhabens in einen tatsächlichen und klar definierten Projektauftrag übertragen wird. Es wird die Frage angegangen: Was macht wer wie womit und wann?
Inhaltlich wird dabei wie folgt vorgegangen:
- Die Rahmenbedingungen werden beschrieben (Personaleinsatz, zu verwendende Mittel, betriebliche Gegebenheiten, …)
- Es wird festgelegt, was mit dem Projekt erreicht werden soll (bspw. soll ein Servicebot programmiert werden, der auf Fragen bzgl. einer Rechnung immer eine passende Antwort parat hat.)
- Es dem festgelegten Projektziel werden weitere Teilaufgaben abgeleitet. (Keine Detailplanung! Es geht um den Weg der eingeschlagen wird.)
- Es wird geprüft, ob das Projekt tatsächlich umsetzbar ist.
- Es wird grob kalkuliert, ob das angestrebte Projekt auch wirtschaftlich ist.
Projektplanung
In dieser Phase werden die notwendigen Schritte, Ressourcen und Zeitpläne für das Projekt festgelegt, um die Ziele des Projekts zu erreichen.
Die Projektplanung umfasst die Entwicklung von detaillierten Plänen für jeden Aspekt des Projekts, einschließlich der Aufgaben, Ressourcen, Zeitpläne und Budgetplanung. Es werden auch Schritte festgelegt, um Risiken zu identifizieren und zu minimieren. Außerdem dient dieser Schritt als Entscheidungsvorlage über die tatsächliche Durchführung des Projektes.
Projektdurchführung und -controlling
In der Durchführungsphase findet die tatsächliche Arbeit im Projekt statt. Während der Durchführung wird dabei fortlaufend kontrolliert, ob die grundsätzliche Richtung des Projekts noch stimmt, sowie ob der Zeitplan eingehalten wird. Auch die geplanten Vorstellungen werden mit den bereits erzielten Ergebnissen verglichen. Werden Abweichungen von der Projektplanung festgestellt, können zudem Anpassungsmaßnahmen ergriffen werden.
Projektabschluss
Nach Abschluss des Projektes werden weitere Restarbeiten erledigt. Zudem wird geklärt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und wie zufrieden der Kunde mit dem erzielten Ergebnis ist. Außerdem werden mitgenommene Erfahrungen für zukünftige Projekte aufbereitet und gesammelt.
Kick-off-Meeting
Das Kick-off-Meeting findet immer zu Beginn eines Projektes statt, in dem sich das gesamte Projektteam trifft. In diesem lernt sich das Projektteam kennen und tauscht sich über das Projekt, die angestrebten Ziele und das Vorgehen aus. Es wird nach der Erstellung des Projektplans veranstaltet und bevor die tatsächliche Arbeit im Projekt beginnt.
Das Kick-Off-Meeting ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement, da es alle Projektbeteiligten zusammenbringt und die notwendigen Schritte für den erfolgreichen Start des Projekts bespricht. Es hilft auch dabei, die Erwartungen der Projektbeteiligten zu klären und eine gemeinsame Vision für das Projekt zu schaffen.
Meilensteine
Um eine Übersicht darüber zu haben, welche Aufgaben zu erledigen sind und bis wann sie erledigt sein müssen, lässt sich ein Projekt in kleinere Abschnitte, sogenannte Projektmeilensteine, unterteilen. Nicht verwechseln sollte man Meilensteine mit Terminen und Zielen. Diese beziehen sich meist eher auf kleinere und spezifische Aufgaben, wohingegen Meilensteine jedoch größere Teile des Projektes sind. So werden Meilensteine häufig dafür verwendet, beispielsweise das Ende von bedeutenden Arbeitsphasen zu markieren.
Ein großer Vorteil beim Festlegen von Meilensteinen ist, dass diese überprüfbare Etappen des Projektes darstellen. Es ist genau definiert, welches Ziel erreicht werden soll. Somit kann immer wieder im Auge behalten werden, was derzeit das eigentliche Ziel ist.
Lastenheft
Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen und Erwartungen an ein Projekt. Es dient als Grundlage für die Planung und Umsetzung eines Projekts. Das Lastenheft wird von den Fachabteilungen bzw. dem Kunden erstellt und beschreibt die funktionalen Anforderungen an das Projekt.
Ein Lastenheft sollte folgende Punkte enthalten:
- Ziele und Motivation des Projekts
- Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung
- Angaben zu den benötigten Ressourcen
- Zeitplan und Meilensteinplanung
- Kostenplanung
- Qualitätskriterien
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft wird, im Gegensatz zum Lastenheft, von den Entwicklern (bzw. Auftragsnehmern) erstellt und beschreibt die technischen Anforderungen an das Projekt. Es dient als Basis für die Angebotserstellung und die Vertragsverhandlungen. Es ist für beide Seiten verbindlich, d.h. sowohl für den Auftraggeber als auch für den Auftragnehmer.
Ein Pflichtenheft enthält unter anderem folgende Punkte:
- eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen des Projekts und der erwarteten Leistungen
- die Anforderungen an die Qualität
- die Anforderungen an die Durchführung des Projekts, z.B. zeitliche Vorgaben, Ressourcenbedarf und Budget
Definieren von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Projektbeteiligten
Das Definieren von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement, da es sicherstellt, dass alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben sie erfüllen und welche Verantwortungen sie haben. Es hilft auch dabei, Kommunikationsprobleme und Missverständnisse zu vermeiden.
Projekt-Auftraggeber
Der Auftraggeber ist die Person oder Organisation, die das Projekt initiiert hat. Der Auftraggeber trägt die Verantwortung für die Gesamtplanung und Finanzierung des Projekts. Er hat die Verantwortung für die Definition der Projektziele und die Erstellung des Pflichtenhefts.
Projektleiter
Der Projektleiter ist die Person, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich ist. Er hat die Verantwortung für die Umsetzung des Projektplans, die Koordination des Teams und die Kommunikation mit dem Auftraggeber und anderen Projektbeteiligten. Er ist auch verantwortlich für die Projektdokumentation und das Projektcontrolling.
Projekt-Steuerkreis
Der Projekt-Steuerkreis besteht aus Vertretern des Auftraggebers und des Projektleiters. Er hat die Verantwortung für die Überwachung des Projektfortschritts und die Entscheidungen über wichtige Projektfragen.
Projektmitarbeiter
Projektmitarbeiter sind die Personen, die an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Sie haben spezifische Aufgaben und Verantwortungen, die in ihren Pflichtenheften und Aufgabenbeschreibungen festgelegt sind. Sie arbeiten unter der Leitung des Projektleiters und sind für die Erfüllung der ihnen zugewiesenen Aufgaben verantwortlich. Sie sind für die Umsetzung der Projektpläne und die Erreichung der Projektziele verantwortlich. Sie arbeiten eng mit dem Projektleiter und anderen Projektmitarbeitern zusammen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Stakeholder
Stakeholder (Anteilseigner) sind Personen oder Gruppen, die ein Interesse an einem Projekt haben. Diese Interessen können direkt oder indirekt sein und können sowohl positiv als auch negativ sein.
Einige Beispiele für Stakeholder eines Projekts sind:
- Projektauftraggeber
- Projektleiter
- Projektteam
- Kunden
- Lieferanten
- Geschäftsführung
Es ist wichtig, die Stakeholder des Projekts zu identifizieren und ihre Interessen und Erwartungen zu verstehen, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und alle Interessengruppen zufrieden sind. Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Stakeholdern ist entscheidend, um Probleme und Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Aufgaben eines Projektleiters
Die Aufgaben eines Projektleiters umfassen die Verantwortung für die erfolgreiche Durchführung des Projekts. Einige der wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters sind:
- Mitwirkung bei der Zieldefinition: Der Projektleiter arbeitet eng mit dem Projektauftraggeber zusammen, um die Ziele des Projekts zu definieren und sicherzustellen, dass sie mit den Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmen.
- Koordination des Teams: Der Projektleiter ist für die Koordination des Projektteams verantwortlich und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben erfüllen und ihre Arbeit rechtzeitig abgeschlossen wird.
- Aufgabenverteilung innerhalb des Teams: Der Projektleiter verteilt die Aufgaben innerhalb des Teams und stellt sicher, dass jeder Teammitglied die notwendigen Ressourcen hat, um seine Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
- Überwachung der Projektfortschritte: Der Projektleiter überwacht den Fortschritt des Projekts und stellt sicher, dass das Projekt planmäßig verläuft.
- Kommunikation: Der Projektleiter ist für die Kommunikation mit dem Projektauftraggeber, dem Projektteam, den Stakeholdern und anderen relevanten Personen verantwortlich.
- Projektcontrolling: Der Projektleiter führt das Projektcontrolling durch, das die Überwachung des Projektplans, des Budgets und des Ressourcenbedarfs umfasst. Er sorgt dafür, dass das Projekt innerhalb der vorgegebenen Zeit, Kosten und Qualitätsanforderungen abgeschlossen wird.
- Dokumentation: Der Projektleiter ist für die Dokumentation des Projekts verantwortlich und sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente und Unterlagen aktuell und vollständig sind.
- Aufwandschätzung: Der Projektleiter schätzt den Aufwand für die Durchführung des Projekts und stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets durchgeführt werden kann.
- Vorlage der Ergebnisse beim Lenkungsausschuss: Der Projektleiter präsentiert regelmäßig dem Lenkungsausschuss die Ergebnisse des Projekts und informiert über den Fortschritt des Projekts.
- Deeskalation von Konfliktsituationen: Der Projektleiter ist für die Lösung von Konflikten im Projektteam verantwortlich.
- Erstellen des Projektabschlussberichts: Der Projektleiter ist für das Erstellen des Projektabschlussberichts verantwortlich, in dem die Ergebnisse des Projekts, die erreichten Ziele, die erfolgten Aktivitäten, die aufgetretenen Probleme und die gelernten Lektionen dokumentiert werden.
Analysieren im Sinne von Erkennen und Einordnen
Im Projektmanagement geht es beim Analysieren darum, Informationen zu sammeln, zu bewerten und zu interpretieren, um Probleme und Herausforderungen zu erkennen und zu verstehen.
Dazu gehört das Erkennen von Problemen und Herausforderungen, die während des Projekts auftreten können. Dies kann durch die Durchführung von Interviews und Umfragen erfolgen.
Ein weiteres wichtiges Element des Analysierens ist das Einordnen der gesammelten Informationen. Dies ermöglicht es, die Probleme und Herausforderungen zu priorisieren und die Lösungen zu identifizieren, die am besten geeignet sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Dazu gehört auch die Identifizierung von Risiken und die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung. Es geht auch darum, Chancen zu erkennen und zu nutzen.
Problemlösungsvarianten entwickeln und Probleme beseitigen
Situationsanalyse
Die Situationsanalyse beinhaltet das Sammeln von Informationen über die aktuelle Situation des Projekts. Dies kann durch Interviews, Umfragen, Workshops oder die Analyse von Daten und Dokumenten erfolgen.
Problemeingrenzung
Nachdem das Problem erkannt wurde, muss es eingegrenzt werden, um es besser verstehen und lösen zu können. Dies ermöglicht es, die Probleme zu priorisieren und die Lösungen zu identifizieren, die am besten geeignet sind.
Aufzeigen von Alternativen
Nachdem das Problem eingegrenzt wurde, müssen mögliche Lösungen entwickelt werden. Dies kann durch Brainstorming oder die Anwendung von Problemlösungsmethoden erfolgen.
Auswahl von Lösungen
Nachdem mögliche Lösungen entwickelt wurden, muss eine Lösung ausgewählt werden, die am besten geeignet ist, um das Problem zu lösen.
Analysieren der Chancen und Risiken der ausgewählten Lösung anhand vorher definierter Beurteilungskriterien
Nachdem eine Lösung ausgewählt wurde, müssen die Chancen und Risiken der Lösung bewertet werden, um sicherzustellen, dass sie erfolgversprechend ist.
Root-Cause-Analysis
Root-Cause-Analysis ist eine Methode, die dazu verwendet wird, die Ursachen eines Problems zu identifizieren. Dies kann dazu beitragen, die Probleme besser zu verstehen und geeignetere Lösungen zu entwickeln.
5 Whys
5 Whys ist eine Methode, die dazu verwendet wird, die Ursachen eines Problems zu identifizieren, indem immer wieder die Frage „Warum?“ gestellt wird.
Kundenkommunikation
Kundenkommunikation bezieht sich auf den Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam und dem Kunden während eines Projekts.
Eine effektive Kundenkommunikation beinhaltet das Verstehen der Anforderungen des Kunden, die Erklärung der Projektdetails, die Überwachung des Projektfortschritts, die Dokumentation von Problemen und Lösungen sowie die Durchführung von regelmäßigen Meetings und Berichterstattungen.
Es ist wichtig, dass die Kommunikation regelmäßig, transparent und offen stattfindet, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand des Projekts informiert sind und dass es keine Missverständnisse oder Unklarheiten gibt.
Fehlermanagement, Störungsmanagement
Fehlermanagement bezieht sich auf das Erkennen, Analysieren und Beheben von Fehlern, die während eines Projekts auftreten können. Dazu gehören auch Maßnahmen zur Vermeidung von Fehlern in Zukunft.
Störungsmanagement bezieht sich auf das Erkennen, Analysieren und Beheben von Störungen, die das Projekt beeinträchtigen können. Dazu gehören auch Maßnahmen zur Vermeidung von Störungen in Zukunft.
Beide Prozesse beinhalten die Identifizierung von Problemen, die Entwicklung von Lösungen und die Umsetzung von Maßnahmen, um die Probleme zu beheben. Es ist wichtig, dass diese Prozesse systematisch durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Probleme erkannt und behoben werden und dass es zu keinen Wiederholungen kommt.
Ticketsystem
Ein Ticketsystem ist ein organisatorisches Werkzeug, das verwendet wird, um Aufgaben, Anfragen und Probleme zu verwalten. Es ermöglicht eine effektive Verteilung der Aufgaben und Koordination der Beteiligten, indem es die Möglichkeit bietet, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen.
Ein Ticketsystem verfügt über eine Historie, die es ermöglicht, die Verlaufsprotokolle der Aufgaben und Anfragen nachzuvollziehen, sowie eine Dokumentation der Ergebnisse und Lösungen. Es ermöglicht auch die Erstellung von Auswertungen, die es ermöglicht, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und zu analysieren.
Supportanfragen, Bearbeitungsstatus
Supportanfragen sind Anfragen von Kunden oder Projektbeteiligten, die Hilfe oder Unterstützung benötigen, um Probleme oder Fragen zu lösen.
Der Bearbeitungsstatus einer Supportanfrage gibt an, in welchem Stadium sich die Anfrage befindet und wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist. Beispiele für Bearbeitungsstatus sind „offen“, „in Bearbeitung“ und „geschlossen“.
Ein Ticketsystem ist ein geeignetes Werkzeug, um Supportanfragen und ihren Bearbeitungsstatus zu verwalten. Es ermöglicht es, Anfragen zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen. Der Bearbeitungsstatus einer Anfrage kann einfach verfolgt werden, und es ermöglicht die Erstellung von Auswertungen, die es ermöglichen, den Fortschritt der Anfragen und die Zeit, die für die Bearbeitung benötigt wurde, zu überwachen und zu analysieren.
Weiteres Lernmaterial
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Arbeitsbuch
Lernkarten
IT-Berufe Abschlussprüfung Teil 1: AO 2020 von René Neumann*